Kearsipan

Sistem Subjek

1. Pengertian sistem subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama masalah/ subjek pada isi surat.

Isi dokumen/ sering disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek .

Dalam mengelola arsip pribadi juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di rumah tangga. Ada aersip tentang telelpon, listrik, rumah, ijazah, akta kelahiran, belanja dapur, dan sebagainya. Arsip- arsip tersebhut dapat disimpan sesuai dengan subjeknya,. Arsip-arisp tentang menelpon , misalnya arsip pemasangan telepon, rekeneing telepn, edaran dari PT Telkom disimpan dalam satu map dan diberi judul TELEPON Map yang lain diberi judlu LISTRIK, dan seterusnya.

2. Daftar klasifikasi subjek

Daftar klasifikasi adalah daftar yang berisi tentang pengelompokkan arisp berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta didudun berjenjang dengan tnda-tanda khusus yang berfungs sebagai kode.

Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek,. Yaitu sebagai berikut.

1. Agar istilah-istilah yang digunakan untuk pengelompokkan dokumen dapat dibuat htwetap dan seragam.
2. Semua arsip yang bersubjek akan dapat berkumpul di tempat yang sama dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
3. Mengusahakan agar asrsip secara mudah,m cepat dan tepat, ditremukan kembali dan dikembalikan ke tempat semula.

Dalam menyusun daftar klasifikasi subjek , masalah-masalah yang ada dibagi menjadi beberapa tingkatan, yaitu sebagai berikut.

• Tingkat I : masalah utama ( masalah yang paling luas)
  tingkat II: sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama)

• Tingkat III: sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah)

Contoh :

Kepegawaian (masalah utama)

Cuti ( Sub Masalah)

Cuti melahirkan

Cuti Sakit (sub sub masalah)

Cuti Tahunan

Untuk instansi yang ruang lingkupnya luas, dapat menggunakan daftar klasifikasi subjek sampai 3 tingkatan atau lebih, sedangkan instansi yang bidang kerjanya kecil cukup menggunakan satu atau dua tingkatan saja.