Apa
itu Sekretaris? (Penjelasan Pengertian/Arti Definisi)
Dalam suatu
organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu
oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya
melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
Sekretaris
mempunyai arti rahasia atau orang yang memegang rahasia. Pengertian
umum sekretaris mempunyai arti atau sama dengan penulis (notulen),
walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan
penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini,
orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau
catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi,
kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi :
1. Menurut M.
Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang
kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan
surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan
pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan
melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan
efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang
berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs.
The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang
pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk
menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs.
Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang
bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan
pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen
sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur
segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan
kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran
atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu
pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan
tugasnya secara efektif dan efisien.
Seorang
sekretaris yang profesional mempunyai syarat-syarat tertentu yang
harus dipenuhi dengan baik jika tidak pelaksanaan tugas dan fungsi
kesekretarisannya akan berjalan dengan kurang baik. Secara umum,
syarat untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk
melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang
kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang
sekretaris.
Sedangkan
syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1.
Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang
yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana,
penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh
rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki
pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak
langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial
kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam
rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena
seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan
bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti
perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran
pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan
tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat
dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus
ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah
tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik
kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung
berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan
mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat
praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari,
seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan
pimpinan.
Peran dan Tugas
Sekretaris
Sekretaris
memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya
tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya
sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi.
Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan
sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai
perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi
orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber
informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan
tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada
bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari
pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam
keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan
sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan
kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu
mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan
dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja
kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan
berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada
pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat
dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan
kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui
kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan
sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga
sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan
pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan
memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga
segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara
penyelesaiannya.
Tugas seorang
sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut.
Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena
selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga
harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugasdan
kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi
hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2.
Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat
termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan
arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu
pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian
pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6.
Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan
kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7.
Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8.
Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9.
Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun
pidato-pidato untuk pimpinan.
Dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi
lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat
penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer
karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan
pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun
pengendalian bawahan.
Pengertian
sekretaris berkembang sesuai dengan tugas yang menjadi bebanya,
yaitu:
1. Sekretaris pimpinan sebagai pejabat pembantu dalam
pengurusan warkat.
2. Sekretaris organisasi sebagai pejabat
pembantu dalam pengurusan tata warkat dan administrasi.
3.
Sekretaris sebagai pejabat pimpinan administrasi dan politik. Dalam
hal ini seorang sekretaris bukan sebagai pembantu, melainkan sebagai
atasan.
Ada
beberapa jenis sekretaris:
The executive secretary:
1. The
secretaris in specific field, yang meliputi The legal Secretary,
medical sekretary, educational secretary, the secretary in perfoming
arts, the secretary in travel, the secretary overseas, the part-time
or temporyry secretary.
2. Junior secretary, yaitu sekretaris yang
baru mulai bekerja, mereka mempunyai pengalaman kerja kurang dari 3
tahun.
3. Senior seretary, yaitu sekretaris yang sudah memiliki
pengalaman kerja sebagai sekretris diatas 8 tahun.
4. Personal or
private Secretary, yaitu sekretaris yang hanya bekerja untuk orang
lain.
Tugas sekretaris:
1. Tugas rutin
2. Tugas khusus
3. Tugas yan bersifat kreatif
4. Tugas melakukan hubungan dan
kerjasama (internal dan eksternal). Contohnya: resepsion, reservation
atau mengatur perjalanan, kalender atasan, menjaga penampilan kantor,
laporan, arsip.
Kiat melakukan tugas secara perfesional:
1.
Mengatur urutan tugas
2. Bersainglah degan diri sendiri
3.
Prinsip efisiensi
4. Tumbuhkan minat dalam bekerja
5. Sikap
percaya diri
6. Mandiri
Pedoman dalam bekerja:
1.
Tentukan prioritas
2. Pusatkan perhatian dan pikiran pada
pekerjaan yang dikerjakan
3. Tentukan deadline
4. Kelompokkan
tugas besar menjadi tugas kecil
5. Catatlah semua kegiatan, yang
menuntut untuk segera diselesaikan
6. Jangan malu bertanya dan
teliti kembali sasaran yang telah ditetapkan
7. Carilah cara kerja
yang paling mudah dan cepat (efisiensi)
8. Sikap
fleksibel/luwes
9. Ukuran waktu untuk menyelesaikan pekerjaan
10.
Hidari imbalan pekerjaan
11. Andalah yang menguasai waktu bukan
waktu yang menguasai anda.
Persyarat mengembangkan karir:
1.
Kesadaran/dedikasi/inisiatif
2. Komunikasi
3. Rasa percaya
diri
4. Membuka diri terhadap kritik
5. Memperluas wawasan
6.
Membagi waktu
7. Mandiri/kreatif/fleksibel
8. Penampilan luar
dalam
Kiat mengembangkan kariri dengan merubah sikap kerja:
1.
Keinginan bekerja lebih baik
2. Tanggap terhadap sesuatu
3.
Tertarik untuk menggali bakat terpendam
4. Rasa ingin tahu
belajar
5. Penuh perhatian
6. Kerja keras dan konsentrasi
7.
Optimis
8. Bekerjasama dengan orang lain.
Hal
yang perlu diperhatikan:
1. Jangan merasa hasil kerja sudah
baik
2. Mempedulikan gosip untuk pertimbangan melangkah
3.
Mengikuti/tidak mengikuti sasran pihak lain
4. Jangan mengabaikan
musuh
Teknik bernegoisasi:
1. Jangan berfokus pada pembicaraan
diri sendiri
2. Membuat persiapan
3. Menjadi aseptif: a. mampu
mengenal diri sendiri, b. mau mengerti dan menerima umpan balik
4.
Hubungan interpesonal yang positif
5. Sikap tubuh dalam
berkomunikasi
6. Membuat persetujuan
Kemampuan menjadi pemimpin
rapat:
1. Berikan kalimat pembuka. Kalimat yang bernuansa latar
belakang atau tujuan
2. Kembangkan penjelasan dengan kalimat yang
mudah dipahami
3. Menfokus
4. Mengucapkan terima kasih pada
saat mengakhiri
Beberapa hal yang dapat membantu agar
komunikasi dapat efektif.
1. Maksud komunikasi harus jelas.
2.
Susunlah pesan yang akan disampaikan secara kronologis, sistematis,
konsisten dan logis
3. Hindarilah kata-kata yang medua arti
4.
Perlu menyatukan persepsi, yaitu kesamaan pendapat atas pandangan
5.
Pergunakan bahasa yang mudah dipahami
6. Perlu adanya pola
pikir
7. Perhatikan reaksi dan tanggapan mereka
8. Tumbuhkan
motivasi agar perhatian mereka terpusat
Prinsip berbicara
dalam kelompok:
1. Memberi kesempatan berbicara kepada anggota
kelompok dalam pembicaraan
2. Menatap berganti-ganti para perserta
secara menyeluruh
3. Berbicara secara jelas, hindari berbisik
dengan anggota saat terlibat pembicaraan
4. Pokok pembicaraan
sebaiknya dipilih secara umum
Dasar-dasar berbicara
efektif:
1. Memperolah kecakapan dasar dengan cara: memperhatikan
pengalaman orang lain, mempertahankan tujuan yang disampaikan,
memutuskan terlebih dahulu kemauan untuk sukses, mencari setiap
kesempatan untuk melatih diri.
2. Mengembangkan keyakinan dengan
cara : menghilangkan rasa takut untuk berbicara dihadapan orang
banyak, mempersiapkan diri dengan mantap, melatih berbicara dengan
teman-teman.
3. Cara yang tepat dan mudah untuk berbicara, secara
efektif adalah : membicarakan sesuatu yang nyata berdasarkan
pengalaman atau pengamatan, bahan pembicaraan perlu diyakini dengan
penuh semangat agar pendengar tertarik perlu membagi pembicaraan
dengan para pendengar agar suasana hidup dan bersemangat.
KEPRIBADIAN
(PERSONALITY)
Kondisi dan visualisasi seseorang yang dapat diamati
dari sikap, prilaku, tutur kata dan perbuatan baik dalam melaksanakan
tugas profesi maupun hubungan interpersonal sehari-hari dilingkup
kerja dan masyarakat.
Tips menjalin komunkasi:
1. Menyimpan
rahasia
2. Menghargai orang lain
3. Jangan membongkar kesalahan
orang lain
4. Jangan memotong pembicaraan
5. Jangan
berbohong
6. Jangan menyombongkan diri
7. Hargai pendapat orang
lain
8. Menjadi pendengar yang baik
Tujuan berbicara antara
lain:
1. Menjelaskan sesuatu yang terkandung dalam pikiran
komunikator
2. Mempengaruhi lawan komunikan menyesuaikan diri
dengan apa yang dijelaskan komunikator
3. Menyakinkan komunikan
mengindahkan apa yang dibicarakan dan melakukannya.
HUMAN
RELATION BAGI SEKRETARIS (HR)
Pengertian HR adalah yaitu interaksi
atara manusia melalui kontak hubungan dengan sesamanya dan dalam
kontak hubungan tersebut kedua belah pihak saling berusaha untuk
memperoleh kepuasan jasmani dan rohani, karena pesan yang bermakna
sama.
Gaya bicara:
1. Cara berpakaian
2. Sikap badan
dalam diri
3. Pandangan mata
4. Penampilan
5. Raut muka dan
gerak tangan
6. Suara hendaknya jelas artinya ucapan-ucapan kata
tepat dan betul sehingga tidak menimbulkan salah pengertian
7.
Hindari gaya tiks
8. Tulisan
Teknik berbicara:
1.
Mempercayai diri sendiri sebelum memulai pembicaraan
2. Menetapkan
tujuan pembicaraan dengan seksama
3. Menguasai bahan
pembicaraan
4. Menyajikan bahan secara menarik
5. Mengambarkan
ide, pikiran-pikiran hendaklah dalam bentuk tujuan dan tidak tumpang
tindih
6. Menyesuaikan diri dengan pendengar
7. Memecahkan
masalah pokok menjadi masalah kecil yang lebih mudah diskusi
8.
Mendemonstrasikan dengan berbagai media kalau perlu
9. Mengajak
pendengar berbuat sesuatu ketika mengikuti pembicaraan
10.
Menggunakan ekspresi, motivasi, artikulasi pembicaraan.
Sikap
perlu dikembangkan untuk peningkatan kepribadian:
Congeniality
: menjalankan pekerjaan/jabatan menjadi suatu tantangan
Compability
: kemampuan berhubungan dengan orang lain. Adanya kesadaran bahwa
manusia berbeda baik kepribadian kemauan diajak kerjasama
Loyality:
kebanggan dari kepercayaan yang diberikan oleh atasan sehingga tidak
mungkin mengkhianati
Salesmanship:
seolah-olah sebagai penjual untuk mewakili perusahaan
Poise
: kemampuan menguasai diri, control terhadap pikirannya
Dependability
: pertimbagan yang bijak
Cooperativeness
: keberhasilan tergantung pada kerja kelompok
Tact
: adanya kebijaksanaan terutama dalam situasi sulit
Sikap
yang berpengaruh perangai sekretaris:
Penampilan dalam
kedinasan : sikap, keberhasilan, rapi, pilihan warna yang baik
Kesehatan
Kemampuan
berkomunikasi lisan
Sikap
dalam kerja : teliti, pertimbangann yang baik, setia, obyektif,
berkemampuan teknis dalam bekerja.
Networking
merupakan keunggulan yang terbentuk karena kelompok orang bersatu
saling memperkuat daya yang dimiliki masing-masing.
Bagaimana
membangun jaringan kerja:
Upaya
memelihara jaringan kerja:
Kirimkan
ucapan selamat
Ucapkan sesuatu
yang menggembirakan ketika bertemu
Usahakan hadir
dalam memenuhi undangan
Jangan
terlantarkan jaringan kerja yang sudah ada
PROTOKOLER
Pengertian:
·Dalam
arti sempit, protokoler di identikkan dengan protocol atau pembawa
acara (MC)
·Dalam
pengertian luas protokoler adalah seluruh hal yang mengatur
pelaksanaan suatu kegiatan baik dalam kedinasan/kantor maupun
masyarakat.
Beberap
syarat keterampilan protocol:
Pengetahuan dan
pengalaman luas terutama dalam hubungan antar manusia
Bermental kuat dan
kepribadian tangguh
Trampil
dan cekatan menguasai situasi
Mampu mengambil
keputusan dengan cepat tetapi cermat
Sangat peka
terhadap permasalahan yang timbul
Sangat memahami
perasaan orang lain
Sederhana
dan sopan serta hormat pada setiap orang
Pandai
membawa diri dan selalu mawas diri
Rendah
hati tetapi tidak rendah diri
Penampilan
menarik
Pandai berbusana
sesuai dengan suasana
Berbahasa dengan
tekanan dan suara yang baik
Memiliki
pengetahuan tentang ketatausahaan dan unsur-unsur manajemen
Menguasai
istilah-istilah baru dan bahasa asing
